Modulul de ședințe — vot per unitate, cvorum live, procuri digitale și PV cu semnătură electronică

1. Vot simplu vs vot ponderat — toggle vizibil per topic

În 2.1: implicit este vot simplu (un vot per unitate de proprietate). La deschiderea fiecărui topic, președintele are un toggle vizibil „Vot ponderat pe cota indiviză"care poate fi activat pentru deciziile la care asociația aplică acest mod (conform Legii 196/2018 și regulamentului intern). Decizia privind modul de vot rămâne a președintelui de ședință, conform procedurilor asociației.

2. Cvorum auto-calculat în timp real

În 2.1: cvorumul de participare se calculează LIVE în număr de unități/proprietari prezenți (sau, dacă procedura asociației o cere, pe cote-părți — toggle separat). Indicator vizibil permanent în UI: „16 / 24 unități prezente · cvorum stabilit 13 · ✓ atins". La fiecare check-in / sosire întârziată / plecare, numerele se actualizează instant.

Bonus: dacă cvorumul nu se atinge până la ora programată, butonul „Marchează fără cvorum"devine activ. Apăsarea lui declanșează automat fluxul de reconvocare conform termenelor din Legea 196/2018 (vezi secțiunea următoare).

3. Reconvocare cu calendar legal Art. 48

Când o ședință cade pentru lipsă de cvorum, legea (art. 48 alin. 2) îți dă fix 15 zile să o reconvoci, cu minim 3 zile notificare. Versiunea 2.1 are un modal calendar care îți permite să alegi doar dintre zilele valide — restul sunt blocate vizual cu motivul corespunzător („sub 3 zile notificare" sau „peste 15 zile, ședința se anulează").

4. Procură digitală cu foto din telefon

În 2.1: proprietarul accesează „Acordă procură" din pagina ședinței, alege apartamentul/-ele pentru care dă mandat, alege mandatarul (alt proprietar sau membru CEX), scrie observații și — opțional — fotografiază procura semnată cu camera telefonului direct din modal. Imaginea se salvează într-un bucket privat meeting-procuri cu link doar pentru cenzor + administrator. Mandatarul primește notificare push, iar pe pagina sa apare apartamentul reprezentat cu marker „Prin delegat".

Restricție automată: nu poți acorda procură pe propriul apartament. Dacă ești proprietar la 3 apartamente și vrei să voteze altcineva pentru 2 dintre ele, marchezi exact pe care.

5. Vot per unitate — un proprietar cu 3 unități, 3 voturi

În 2.1: votul, prezența și procurile sunt per unitate de proprietate (unit-centric), nu per utilizator. Dacă deții 3 unități, ai 3 voturi — câte unul pentru fiecare unitate. Platforma permite, opțional, exprimarea separată a voturilor pentru fiecare unitate (ex. DA la unitatea 12, NU la 13, ABȚINERE la 14), în măsura în care asociația consideră această practică conformă propriilor proceduri. Implicit, butoanele DA / NU / ABȚINERE pot fi setate identic pentru toate unitățile aceluiași proprietar.

Istoricul voturilor este per unitate și e accesibil exclusiv asociației pentru scopuri de audit intern, cu respectarea legislației privind protecția datelor (Regulamentul GDPR și Legea 190/2018). Voturile altor proprietari nu sunt expuse public.

6. Președinte + secretar de ședință ad-hoc

Conform Legii 196/2018, adunarea generală își alege un președinte de ședință și un secretar de ședință, care pot fi diferiți de președintele asociației. Înainte, platforma le confunda cu rolurile permanente. Acum sunt câmpuri separate: la deschiderea ședinței alegi din lista membrilor prezenți pe cei doi, iar pe PV apar cu rolurile exacte.

Funcționalitatea importantă: dacă o persoană e și proprietar și președinte ședință și secretar (caz frecvent în asociații mici), el primește un singur email cu un singur link de semnare, semnează o singură dată, iar semnătura lui se atașează la toate cele 3 roluri în PV (vezi secțiunea 7).

7. Semnătură electronică pe PV cu o singură atingere

În 2.1: președintele de ședință decide cine semnează (cel puțin președintele și secretarul de ședință, plus opțional restul participanților, conform practicii asociației). Apasă „Trimite spre semnare", iar fiecare destinatar primește un email cu un link unic (token securizat, expirare 7 zile, rate-limit 10 cereri/min, anti-tampering prin hash al conținutului). Click pe link → pagina mobilă cu PV-ul lizibil + un pad de semnătură unde își pun degetul / mouse-ul. Touch pad funcționează pe iPhone Safari + Android Chrome cu scalare devicePixelRatio.

Magia: o persoană semnează O SINGURĂ DATĂ. Imaginea semnăturii ei e apoi îmbarcată automat în PDF în TOATE locurile unde apare numele ei:

• În tabelul LISTA DE PREZENȚĂ — pe rândul ei, la coloana „Semnătură"
• În secțiunea Roluri ședință — la „Președinte de ședință" și/sau „Secretar de ședință"
• În secțiunea Comitet Executiv — dacă e și membru CEX sau Președinte Asociație
• În secțiunea Membri prezenți — pe rândul ei (cu indicare apartament și mod participare)

Dacă ai 50 de proprietari prezenți, 50 de semnături electronice se înbarcează automat — fără ca secretarul să mai plimbe foaia. Cei care preferă fizic semnează tot fizic și PV-ul scanat se atașează în Documente.

8. Proces verbal cu design clar și familiar

PDF-ul de proces verbal a fost rescris de la zero (1.000 de linii noi în generator) după modelul de PV folosit frecvent de asociațiile de proprietari din România, pentru a fi ușor recunoscut de cenzori și auditori:

• Antet repetat pe fiecare pagină — denumire asociație, adresă completă, CIF
• Titlu centrat „PROCES-VERBAL" cu spațiere tipografică
• Conținut editabil — administratorul scrie textul direct în interfața de ciornă; PDF-ul îl preia exact ce și cum a fost salvat
• Voturi colorate — DA verde / NU roșu / ABȚINERE gri cu rezultatul evidențiat (Adoptat / Respins)
• Listă prezență tabelară — Nr. crt. / Nume (tip participare: prezent fizic / online / prin delegat) / Prin Delegat / Apartament / Semnătură
• Pagină semnături structurată pe trei rânduri (Roluri ședință · Comitet Executiv · Membri prezenți) cu grid auto-fit pentru oricâți semnatari

Suport Helvetica cu normalizare ASCII pentru diacritice (până la încărcarea fontului Roboto Unicode într-o iterație viitoare) — fără caractere gibberish „!" sau pătrate pe imprimare.

9. Arhivare automată în Documente când toți au semnat

Imediat ce ultimul semnatar își pune semnătura, sistemul:

1. Marchează PV-ul ca signed automat
2. Trimite o notificare in-app către președinte și secretar
3. Trimite un email transactional cu link direct la ședință + buton „Deschide ședința și salvează PV în Documente"
4. Un click pe buton → PDF generat cu toate semnăturile imprimate → încărcat în bucket privat → înregistrare în secțiunea Documente cu vizibilitate „membrii asociației"

După arhivare, PV-ul devine imutabil: orice tentativă de editare pe topicuri sau notițe e blocată cu mesaj clar, pentru că ar invalida hash-ul de integritate care leagă semnăturile de conținut. Dacă într-adevăr trebuie corectat ceva, se face un PV revizuit nou.

Adăugiri majore — Proprietari, Chiriași, Mandatari și fluxul de votare

Ne-am întors a doua zi pe modulul de ședințe cu un sprint mare (8 faze, ~6h, peste 30 commits) care închide bucla completă „date persoană → cont aplicație → semnătură PV":

• Pagina apartament cu 2 secțiuni: Proprietar + Chiriaș, fiecare cu date contact și acțiuni „📧 Creează cont aplicație + trimite invitație" sau „🚫 Revocă acces" (cu email notificare GDPR-friendly). Suport complet pentru chiriași cu rol propriu în aplicație (notificări, plăți, sesizări).
• Mandatari externi pentru procură: la check-in cu procură, dacă mandatarul nu e membru al asociației (rudă, prieten, avocat), se completează nume + telefon + email + foto obligatorie cu procura. Mandatarul poate primi pe email link de semnare PV — fără să creeze cont.
• Proprietar nou introdus la check-in: când apartamentul nu are proprietar setat în Patrimoniu, modalul de check-in cere nume/telefon/email și salvează datele direct în baza de proprietate (pentru ședințe viitoare).
• Vot marcat de președinte pentru cei prezenți fizic: în timpul ședinței, participanții care nu sunt logați în aplicație comunică verbal opțiunea, iar președintele apasă DA/NU/ABȚINERE per apartament. Actualizare instantă în UI (optimistic UI) chiar dacă serverul răspunde mai lent.
• „Validează și semnează PV" pentru pres+sec: emailul de validare conține un link public (fără login), exact ca la semnătura PV. Semnătura lor electronică acționează simultan ca validare juridică și semnătură finală — un singur pas.
• Egalitate de voturi = RESPINS: conform Legii 196/2018, când DA = NU, hotărârea nu se adoptă. PV-ul afișează acum „RESPINS (egalitate)" în loc de ambiguul „EGALITATE".
• Gate-uri stricte după închidere ședință: nu mai poți modifica prezența, nu poți deschide voturi noi, nu poți schimba rolurile de ședință. Lista de prezență e înghețată; orice modificare ar invalida PV-ul.
• Panel semnături PV unificat: vizibili toți cei care trebuie să semneze (pres+sec ședință, președinte asociație, membri CEX, toți participanții prezenți, mandatari externi) cu status fiecare: ✓ Semnat / ⏳ Trimis în așteptare / 📭 Netrimis. Buton „Trimite email" sau „Retrimite" per persoană.
• PV PDF cu mandatari externi: lista de prezență afișează „Maria X (mandatar extern)", pagina semnături include rolul lor cu semnătura electronică, iar la încheiere apar în arhivă.
• Patru migrații DB (130-133): câmpuri chiriași pe property_units, mandatari externi pe attendance, FK pres/sec attendance_id pe meetings (pentru desemnare mandatar extern ca secretar), gate trigger auto-status PV semnat.

Plus o corecție juridică de fond: am eliminat citările „art. 23¹⁵" din toate cele 13 fișiere unde apăreau (articolul nu există în Legea 196/2018). Înlocuit cu „Legea 196/2018" generic, fără alineate specifice care necesită aviz juridic.

Pe scurt: ce poate face un președinte de asociație acum

1) Convoacă o adunare generală cu un click → 2) Membrii primesc email + push → 3) În ziua ședinței, check-in online sau fizic, cu procuri digitale fotografiate → 4) Cvorumul se calculează live → 5) Vot simplu sau ponderat (toggle per topic) → 6) PV ciornă generat automat din template + editabil → 7) Click „Trimite spre semnare" → 8) Semnatarii (cel puțin pres+sec ședință, plus opțional ceilalți participanți) semnează cu degetul de pe telefon → 9) PV semnat se arhivează automat în Documente cu un click → 10) Cenzorul are acces audit-ready la tot dosarul digital, dacă i-l ceri.

Total timp uman per ședință: ~30 minute față de ~3-5 ore în model clasic. Cu plus de conformitate la Legea 196/2018, audit trail complet și fără riscul de a pierde originalul PV.

Vrei să testezi pe asociația ta?

Demo în 30 de secunde, fără card. Convoacă o ședință-test, votează, semnează PV-ul cu degetul, descarcă PDF-ul cu antet oficial.