Politica de Confidențialitate

1. Operatorul de date

Operator: HOA MANAGER SRL, sediul în România, e-mail contact: contact@hoa-manager.ro. Pentru întrebări specifice GDPR: gdpr@hoa-manager.ro (sau contact@hoa-manager.ro până la activare). Cadru legal: Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea 190/2018 privind aplicarea GDPR în România.

2. Categoriile de date prelucrate

(a) Date de identificare: nume, prenume, e-mail, telefon, rol în asociație. (b) Date despre asociație: nume asociație, CIF, adresă, număr apartamente, nume proprietari/chiriași. (c) Date tranzacționale: plăți, facturi, restanțe, contoare, ședințe, voturi. (d) Date tehnice: adresă IP, browser, cookies de sesiune (strict necesare). (e) Date facturare HOA Manager: CIF asociație, adresă fiscală pentru factura de abonament. (f) Date notificări push: endpoint de subscripție și chei criptografice VAPID (pentru notificări push în browser, cu acordul dvs.). (g) Date webhook e-mail: adresă IP a serverului expeditor pentru e-mailurile primite prin webhook-ul Resend (inbound email).

3. Scopul și baza legală a prelucrării

Prelucrăm datele dvs. pentru: (i) executarea contractului de servicii — art. 6(1)(b) GDPR (furnizarea Platformei); (ii) îndeplinirea obligațiilor legale — art. 6(1)(c) (contabilitate, fiscalitate, e-Factura ANAF); (iii) consimțământ — art. 6(1)(a) (comunicări non-tranzacționale, dacă este cazul); (iv) interes legitim — art. 6(1)(f) (securitate, prevenirea fraudei, îmbunătățirea Platformei pe baza datelor agregate / anonimizate); (v) obligație legală — art. 6(1)(c) (broadcast anunțuri oficiale și simple către membri asociație și membri Comitet Executiv, conform Legii 196/2018 art. 55). Perioada de retenție a anunțurilor diferă per categorie: anunț simplu marcat urgent = 12 luni; anunț simplu, alte categorii = 24 luni; anunț oficial = 5 ani (conform Legii 196/2018 art. 105 privind arhivarea documentelor asociației).

4. Persoane împuternicite (procesatori)

Datele sunt procesate strict prin următorii furnizori, toți în UE/SEE sau cu garanții GDPR adecvate: Supabase (bază de date, autentificare — UE), Vercel (hosting aplicație — UE), Resend (e-mailuri tranzacționale — UE/SUA cu SCC), SmartBill (facturare fiscală + e-Factura ANAF — RO), Procesator de plăți românesc autorizat PCI-DSS (va fi anunțat la activarea modulului de plăți cu card, în curând). Nu vindem și nu transferăm datele în scopuri de marketing către terți. Detaliu subprocesator Resend Inc. (regiune de procesare: eu-west-1, Irlanda) — utilizat pentru e-mailuri tranzacționale (notificări, anunțuri, comunicări oficiale); Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) semnat la 2026-07-08, arhivat intern; retenție log-uri tehnice la nivel de subprocesator: 30 de zile; sub-procesatori proprii declarați de Resend: AWS SES (regiune UE) și Cloudflare (regiune UE).

5. Drepturile dumneavoastră (Art. 15-22 GDPR)

Aveți dreptul: (a) de acces la date — Art. 15; (b) la rectificare — Art. 16; (c) la ștergere (dreptul de a fi uitat) — Art. 17; (d) la restricționarea prelucrării — Art. 18; (e) la portabilitatea datelor — Art. 20 (export în format JSON/CSV); (f) la opoziție — Art. 21; (g) de a nu fi supus unei decizii automate — Art. 22 (Platforma nu ia decizii automate cu efect juridic). Pentru exercitarea oricărui drept: trimiteți o cerere la gdpr@hoa-manager.ro. Răspundem în maximum 30 de zile. Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — dataprotection.ro.

6. Perioada de stocare

Datele de cont și datele asociației: pe durata contractului plus 60 de zile (perioadă de export post-reziliere). Documente contabile (facturi, registre): minimum 10 ani conform Legii 82/1991 și Codului Fiscal. Logs tehnice (acces, IP): maximum 90 de zile. După aceste perioade, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate.

7. Securitatea datelor

Măsuri tehnice: criptare TLS în tranzit, criptare la repaus pe Supabase, autentificare 2FA opțională, Row-Level Security pe baza de date (izolare per asociație), parole hashed, audit-log pentru acțiuni sensibile. Măsuri organizatorice: acces restricționat pe roluri (RBAC), revizuire periodică a permisiunilor, separare medii dev/prod.

8. Cookies & stocare locală

Folosim cookies strict necesare pentru funcționarea Platformei (sesiune autentificată, preferință de vedere). Nu folosim cookies de marketing sau de profilare third-party. Puteți dezactiva cookies din browser, dar funcționalitatea de autentificare nu va mai funcționa. În plus, stocăm în localStorage-ul browserului un identificator anonim de dispozitiv (uuid rotativ la 30 zile) pentru audience measurement first-party (statistici agregate — vezi secțiunea 8b), scutit de consimțământ conform ghidului CNIL/ANSPDCP pentru audience measurement strict necesar și proporțional. Puteți șterge acest identificator prin clear browser data.

8b. Statistici agregate de utilizare (V2 — pseudonim per utilizator)

Colectăm date pseudonimizate despre modul în care folosiți Platforma (pagini vizitate, timp pe pagină, scroll, sesiuni, acțiuni de business — plăți înregistrate, voturi, PV semnate, documente vizualizate) pentru îmbunătățirea serviciului. Datele sunt legate de un identificator pseudonim (hash HMAC-SHA256 al identității dvs. cu o cheie secretă), stocat separat în infrastructura noastră. Doar administratorul platformei HOA Manager poate solicita explicit dezvăluirea identității reale — fiecare astfel de solicitare este logată într-un registru de audit intern. Adresa IP și tipul de browser sunt hash-uite cu o sare rotativă zilnică. Datele brute sunt șterse automat după 90 de zile; agregatele derivate se păstrează 12 luni, apoi se șterg. Temei legal: art. 6 alin. 1 lit. f GDPR — interes legitim pentru îmbunătățirea produsului. Am efectuat o evaluare de impact (LIA + DPIA-lite) și considerăm că interesul este echilibrat de măsurile tehnice (pseudonimizare, retenție limitată, acces strict) și de dreptul dvs. de a vă opune oricând. DREPTUL DVS. DE OPT-OUT: puteți renunța oricând la tracking din Dashboard → Setări → Confidențialitate. Efectul e imediat asupra colectării viitoare. Cererea de ștergere a datelor deja colectate se poate face la gdpr@hoa-manager.ro.

8c. Ce NU colectăm

Pentru claritate: nu colectăm conținutul mesajelor dvs., detaliile financiare (sume, IBAN, numere card), conținutul tichetelor sau al documentelor citite, coordonate geografice, biometrie, session recording (screenshots, click coordinates). Cookies terțe (marketing, ad targeting) și transferul de date în afara UE sunt excluse.

9. Modificări ale acestei politici

Vom actualiza această politică în caz de schimbări semnificative. Versiunea curentă va fi mereu publicată la /confidentialitate cu data ultimei actualizări. Modificările materiale vor fi anunțate prin e-mail cu 15 zile înainte.

10. Contact

Operator: HOA MANAGER SRL, contact@hoa-manager.ro. Cereri GDPR: gdpr@hoa-manager.ro. Reclamații: ANSPDCP — dataprotection.ro.

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta la contact@hoa-manager.ro.