Ce este HOA Manager — platforma ERP pentru asociații de proprietari
O administrare modernă, fără Excel-uri, fără dosare prăfuite și fără telefoane în miez de noapte. HOA Manager este platforma all-in-one care înlocuiește o duzină de instrumente disparate într-o singură aplicație construită special pentru asociațiile din România.
Problema pe care o rezolvăm
Administrarea unei asociații de proprietari în România înseamnă astăzi un haos predictibil: un caiet pentru contoare, un fișier Excel pentru cota lunară, un dosar fizic pentru procese verbale, un WhatsApp group pentru comunicare, o foaie scrisă de mână pentru votul la Adunarea Generală, și o discuție telefonică ori de câte ori cineva are o nelămurire. La final, când vine controlul ANAF sau o întrebare de la un proprietar nou despre o decizie luată acum 3 ani — informația e dispersată sau pierdută.
Legea 196/2018 cere transparență, trasabilitate și acces la informație pentru toți proprietarii. OMFP 3103/2017 cere contabilitate în partida simplă cu registre clare. În practică, foarte puține asociații reușesc să țină pasul — nu din rea voință, ci din lipsă de instrumente potrivite.
Ce face HOA Manager
HOA Manager este o platformă web (cu aplicație mobilă PWA pe iPhone și Android) care acoperă întregul ciclu de viață al unei asociații de proprietari:
Administrare proprietăți
Apartamente, garaje, parcări, boxe — fiecare cu cota indiviză calculată automat, istoricul proprietarilor (transferuri, moștenire), date contact.
Contabilitate OMFP 3103
Registre conforme partida simplă, fișe fonduri (reparații, rulment, cotizație specială), bilanț activ-pasiv, export pentru cenzor.
Liste lunare de plată
Generare automată pe baza facturilor, distribuție pe cote sau persoane, calcul penalități conform art. 78 din Legea 196.
Plăți online (în dezvoltare)
Modul în pregătire: proprietarii vor plăti cu card direct din aplicație, cu reconciliere automată în registre. Până atunci, plățile se gestionează prin transfer bancar cu import CSV.
Ședințe CEX & Adunări Generale
Convocare cu remindere, ordine de zi, vot online (ponderat pe cotă pentru AGA, simplu pentru CEX), PV automat cu semnătură electronică.
Sesizări online
Tickets cu SLA pe categorii, conversie automată în mentenanță programată, escaladare la președinte dacă nu se rezolvă în termen.
Contoare & metrologie
Declarare indecși de proprietari (mobil), alertă verificare metrologică, calcul consum, pauschal pentru cei fără apometre legale.
Arhivă documente
ROI, ROF, CIF, procese verbale, contracte — toate criptate, accesibile doar pentru cine are dreptul (RBAC pe 8 roluri).
Proiecte & licitații
De la propunere → vot AGP → licitație → vot CEX → execuție → recepție → garanție. Bid documents, comparație oferte, alertă expirare garanție.
Cine folosește HOA Manager
Platforma e construită pentru toți participanții la viața asociației, cu drepturi diferențiate:
- Președinte & vicepreședinte — vedere completă: contabilitate, decizii CEX, semnături electronice, transferuri proprietate.
- Administrator — operațiuni curente: liste de plată, plăți primite, reconciliere bancă, mentenanță, sesizări.
- Cenzor — acces read-only pe contabilitate + audit log, plus rapoarte trimestriale.
- Membri comitet executiv — vot CEX online pe decizii operaționale, vizibilitate contabilă moderată.
- Proprietari & chiriași — apartament propriu, declarare indecși, plată online, vot la AGA, sesizări.
Construit pe legislația românească
Fiecare modul este construit cu legislația în minte. Câteva exemple concrete:
- Vot ponderat la AGA — pragul de 2/3 din cotele prezente conform art. 48-52 din Legea 196/2018, nu 2/3 din voturi (care e greșit dar comun).
- Convocare ședință — termenele de 7 zile lucrătoare pentru AG ordinară respectate prin remindere automate.
- Pauschal apometre — 200 RON/lună pentru apartamente fără apometre verificate metrologic, conform art. 23¹⁰² lit. b.
- Penalități întârziere — 0,2%/zi conform art. 78, cu plafonarea la valoarea principalului.
- Contabilitate partida simplă — registre OMFP 3103/2017, separare fonduri (reparații / rulment / cotizație specială), raportare trimestrială.
- GDPR — export date personale pentru orice proprietar la cerere, audit log pentru cine a accesat ce.
De ce o platformă, nu o aplicație clasică?
Aplicațiile clasice instalate pe calculatorul administratorului au probleme cunoscute: nu sunt accesibile proprietarilor, nu se sincronizează între dispozitive, datele se pierd când calculatorul se strică, controlul ANAF cere screenshot-uri ca dovadă.
HOA Manager rulează în cloud cu Row Level Security pe fiecare tabel — fiecare utilizator vede strict ce are dreptul să vadă. Datele sunt criptate la transport (TLS 1.3) și în repaus (Postgres encryption-at-rest), cu backup-uri zilnice. Autentificarea poate fi cu parolă, magic link prin email sau 2FA pentru roluri sensibile.
Testează platforma gratuit
Demo-ul nostru e populat cu date realiste — poți vedea exact cum arată administrarea unei asociații cu 60 de apartamente, ședințe în istoric, plăți, sesizări și proiecte în execuție. Fără card, fără înregistrare.